Managed automation: wij houden je AI-automatisering draaiend

Managed automation is het maandelijkse beheer van automatiseringen en AI-agents na de oplevering; Oase Creative beheert zo zijn eigen agentsysteem met 61 achtergrondtaken.

Het is automatisering die na de oplevering in beheer blijft bij de partij die haar bouwde of overnam. Het principe ken je van managed IT-services: je huurt geen server, je huurt iemand die de server draaiend houdt. Hier gaat het om werkprocessen: de nieuwsbrief die zichzelf samenstelt, aanvragen die worden gesorteerd, gegevens die 's nachts van het ene systeem naar het andere gaan.

Het bouwen zelf doen we onder AI-systemen en automatisering. Die dienst eindigt met een evaluatie na de eerste maand. Managed automation is wat daarna komt.

Een automatisering die vandaag werkt, doet over een maand iets anders. Een externe dienst verandert zijn koppeling, een tegoed raakt op, een taalmodel krijgt een update, een klant vult een formulier net anders in. Niemand heeft iets aangeraakt, en toch klopt het niet meer.

Wij weten dat uit ons eigen logboek. Over 134 dagen gemeten ging er in ons eigen agentsysteem op 54 van de 100 dagen iets mis dat aandacht vroeg, en haalde ruim drie op de vier geplande runs de eindstreep. Hoe dat eruitziet, staat in wat een agentsysteem aan onderhoud kost. Dat is geen falend systeem. Zo ziet een draaiend systeem eruit, en daarom heeft het beheer nodig.

Ten eerste geeft een mens akkoord voordat er iets naar buiten gaat. Daarnaast schrijft een logboek vooraf weg wat er gaat gebeuren. Elke taak heeft zijn eigen pauzeknop. De bewaking draait buiten het systeem zelf. En de uitvoer gaat langs vaste controles voordat die wordt aangeboden.

Bij een automatisering die we overnemen, kijken we eerst welke van die vijf ontbreken. Die bouwen we erbij voordat we de verantwoordelijkheid nemen. Een systeem dat zonder akkoord vooraf mailt of publiceert, nemen we niet over zoals het is.

Ons eigen bureau draait op een agentsysteem met 61 achtergrondtaken, van onderzoek en artikelen tot de inbox. Elke fout die daarin ontstond, is een regel geworden: geen publicatie zonder vastgelegd akkoord, geen risicovolle actie zonder logboek, geen taak zonder pauzeknop.

Bij Familierestaurant Pluis draait de nieuwsbrief als systeem. De eigenaren zetten een onderwerp klaar, wij schrijven, ontwerpen en versturen, en elke mail wordt door een mens goedgekeurd. Elk uur gaan nieuwe aanmeldingen naar de mailinglijst, en wie zich ooit afmeldde, komt er nooit meer op. Elke maand komt er een rapport, dat wij nalezen voordat het verder gaat.

Niet alles wat automatisch gaat, hoeft beheerd te worden. Een workflow die binnen je bedrijf blijft, makkelijk terug te draaien is en waarvan je een fout zelf snel ziet, kun je prima zelf bijhouden.

Beheer wordt belangrijk zodra je automatisering namens je bedrijf mailt, publiceert, factureert of klanten antwoordt, of als een AI-agent zelf over een stap beslist. Dan wil je weten wie meekijkt, hoe je ziet dat het misgaat en hoe je het stilzet.