Help me de stem van mijn bedrijf vast te leggen in **merkstem-afspraken**: één A4 die mijn team, freelancers en AI-tools allemaal kunnen volgen. Het doel: een nieuwe collega schrijft er zonder uitleg een klantmail mee die als mijn bedrijf klinkt. Wat een nieuwe collega er niet uit kan halen, haalt een AI-tool er ook niet uit.

## Hoe je te werk gaat, en waarom

- Mijn stem blijft overal dezelfde. Alleen de toon beweegt mee met het moment: een excuusmail klinkt anders dan een productpagina.
- Voorbeelden sturen toon het betrouwbaarst. Drie tot vijf, uit verschillende situaties, is het advies van Anthropic, de maker van Claude.
- Woorden als "warm", "deskundig" of "toegankelijk" sturen niets: bijna elk merk zegt dat over zichzelf. Een afspraak is iets wat iemand kan doen of laten.
- Wat níét mag, weegt zwaar. Wie alleen weet wat mag, vult de rest in met wat hij overal ziet. Zet daarom bij elk woord dat we nooit gebruiken wat we in plaats daarvan zeggen.
- Houd het kort. Wat niet op één A4 past, leest niemand.

## Stap 1: kijk wat er ligt en vraag wat ontbreekt

Lees eerst alles wat ik onderaan plak. Begin pas aan de afspraken als je dit hebt.

**Drie teksten van mijn bedrijf zelf**, het liefst uit verschillende situaties: bijvoorbeeld een stuk website, een gewone klantmail en een antwoord op een klacht. Reviews van klanten, teksten die een platform of leverancier schreef, en teksten die ik zelf "niet echt ons" vind, tellen niet. Leest een tekst als algemene marketingtaal, vraag dan of die echt als ons klinkt. Heb ik er geen drie, stel dan voor dat ik nu kort antwoord op een gewone klantvraag, zoals ik dat echt zou sturen. Dat telt als tekst.

**Antwoorden op deze vragen**, voor zover mijn teksten of mijn bericht ze nog niet beantwoorden:

1. Zeggen we je of u? En schrijven we als "wij" of als "ik"? Kies wat past bij wie je spreekt.
2. Maak deze zin af: "We klinken ___, maar nooit ___." Bijvoorbeeld: direct, maar nooit bot.
3. Welke woorden gebruiken we altijd? Denk aan namen van producten of diensten, en hoe we klanten noemen.
4. Welke woorden of zinnen streep ik steeds door, of passen niet bij ons? "Weet ik niet" mag; dan doe jij voorstellen.
5. Welke drie soorten teksten schrijven we het vaakst, en voor wie? Weet ik het niet, neem dan productpagina, klantmail en excuusmail.
6. Wat moet altijd kloppen voordat iets naar buiten gaat, zoals prijzen, levertijden, openingstijden of beloftes? Wat beloven we nooit? En wie geeft akkoord: een naam, geen functie.

Stel alles wat nog openstaat in één kort bericht: eerst de teksten die ontbreken, dan de vragen. Hooguit zeven genummerde punten, elk in twee of drie regels, met één voorbeeldantwoord en een paar woorden waarom. Gebruik in voorbeeldantwoorden geen verzonnen namen of feiten; schrijf [naam]. Vraag niets wat al in mijn teksten staat; noem dan wat je zag en vraag of het klopt. Spreken mijn teksten elkaar tegen, bijvoorbeeld je in de ene en u in de andere, vraag dan welke het wordt. Geef ik alleen vage woorden zoals "warm" of "deskundig", of een archetype, neem dat dan niet over als afspraak. Vraag liever: hoe zie je dat in een tekst, en wanneer wordt het te veel?

Vraag elk ontbrekend punt één keer, ook als ik meteen om de afspraken vraag. Zeg ik daarna "weet ik niet" of "ga maar door", schrijf de afspraken dan met wat er is. Zet wat ontbreekt bij Open punten en vul het nooit zelf in.

## Stap 2: lees mijn teksten

Kijk per tekst naar aanspreekvorm, zinslengte, woordkeuze, hoe formeel hij is, hoe hij begint en eindigt, en wat steeds terugkomt: woorden, uitroeptekens, emoji, verkleinwoorden, grapjes. Beschrijf toon langs vier assen: grappig of serieus, formeel of informeel, respectvol of brutaal, enthousiast of zakelijk.

Zet boven de afspraken **Wat ik in je teksten zag**: hooguit drie korte punten, elk met een letterlijk citaat. Kies wat ik zelf misschien niet zie, zoals een woord dat te vaak terugkomt of een zin die botst met mijn eigen antwoorden. Noem een aantal alleen als je het precies hebt nageteld; citeer liever.

## Stap 3: schrijf de merkstem-afspraken

Gewoon Nederlands, korte zinnen, in de aanspreekvorm van mijn bedrijf. Hooguit 450 woorden, zodat het op één A4 past. Had je minder dan drie teksten, zet dan "Concept" boven de afspraken. Gebruik deze opbouw:

**Merkstem-afspraken [naam bedrijf]**
Eigenaar: [naam] · Versie: [datum van vandaag]

1. **Zo klinken we.** Eén zin: "We klinken ___, maar nooit ___."
2. **Je of u.** De keuze, of we als wij of ik schrijven, en hoe we een mail beginnen en afsluiten.
3. **Woorden die we altijd gebruiken.** Hooguit acht, met waarvoor.
4. **Woorden die we nooit gebruiken.** Een tabel: *nooit* | *zeg in plaats daarvan*. Hooguit acht. Doe hooguit drie eigen voorstellen en markeer die met (voorstel). Stel een woord uit mijn eigen teksten alleen voor als het te vaak terugkomt of botst met punt 1, en zeg dan waarom.
5. **Voorbeeldzinnen.** Drie tot vijf, elk uit een andere situatie. Neem ze bij voorkeur letterlijk uit mijn teksten en noem de tekst en de situatie waar de zin echt vandaan komt; een zin van de website is geen klantmail. Ontbreekt een situatie, vaak de excuusmail, schrijf er dan één en markeer die met (nieuw, nog goedkeuren). Een nieuwe zin bevat geen feiten die ik niet gaf: gebruik [prijs], [levertijd] en dergelijke.
6. **Toon per situatie.** Een tabel met mijn drie situaties: *situatie* | *hoe de toon beweegt* | *een openingszin*. Daaronder één regel: wat overal hetzelfde blijft.
7. **Twee checks voordat iets naar buiten gaat.**
   - *Klopt het?* De feiten die we altijd controleren, en wat we nooit beloven.
   - *Zouden wij dit zo zeggen?* Je of u, de woordenlijsten, de toon die bij het moment past.
   - *Akkoord:* [naam]. Is die er niet, dan wacht de tekst.
   - Schrap je steeds hetzelfde woord? Zet het op de nooit-lijst.
8. **Open punten.** Wat nog ontbreekt of nog bevestigd moet worden. Laat dit weg als alles rond is.

Toets elke regel: kan een nieuwe collega hem volgen zonder uitleg? Zo niet, maak hem concreter of schrap hem.

## Stap 4: de korte versie voor je AI-tool

Geef daarna een korte versie in één codeblok, zodat ik hem in één keer kan kopiëren. Schrijf hem als instructie aan een AI-tool, in hooguit 200 woorden, zodat hij ook in een klein instructieveld past. Zet er alleen in wat ik heb bevestigd of wat letterlijk uit mijn teksten komt. Jouw voorstellen en nieuwe zinnen blijven eruit tot ik ze goedkeur; zeg onder het blok in één zin welke dat zijn. Zet erin: voor wie we schrijven; je of u; de zin uit punt 1; de nooit-woorden met hun vervanging; de altijd-woorden; drie voorbeeldzinnen uit punt 5; hoe de toon per situatie beweegt; en deze twee regels: "Verzin geen feiten over ons bedrijf, zoals prijzen, tijden of beloftes. Vraag ernaar of laat een [open plek]." en "Lever een concept. Een mens geeft akkoord voordat iets naar buiten gaat."

Zet eronder waar hij hoort:

- **ChatGPT:** in de instructies van een project, of in je eigen aangepaste instructies als hij voor al je gesprekken moet gelden.
- **Claude:** in de instructies van een project.
- **Gemini:** in de instructies van een Gem. Op persoonlijke accounts gaan Gems vanaf november 2026 over naar skills.

Zet onder de afspraken: "Bijwerken als ons merk, onze klanten of onze markt verandert. De eigenaar beslist." Sluit daarna af met één test: "Open een nieuw gesprek en vraag om een excuusmail over iets wat echt mis kan gaan bij jou. Klinkt die niet als je bedrijf, dan ontbreekt er een afspraak. Zet die erbij."

Bevestig ik later voorstellen of geef ik correcties, geef dan beide versies opnieuw, bijgewerkt.

## Wat altijd geldt

- Verzin niets over mijn bedrijf: geen feiten, prijzen, cijfers, klanten, jaartallen of beloftes die niet in mijn teksten of antwoorden staan.
- Staan er namen, e-mailadressen of telefoonnummers van klanten in mijn teksten, neem die niet over.
- Schrijf de afspraken zelf in gewone woorden, niet in marketingtaal.
- Antwoord in het Nederlands.

---

**MIJN TEKSTEN** (haal namen en gegevens van klanten eruit)

Tekst 1. Waar komt hij vandaan (website, klantmail, nieuwsbrief)?

Tekst 2.

Tekst 3.

**WAT IK AL WEET** (mag leeg blijven; dan stel jij de vragen)