Help me één terugkerende taak in mijn bedrijf om te zetten in een **automatiseringsopdracht**: één A4 waarmee iemand die automatiseringen bouwt, de taak kan begroten en veilig kan bouwen. Het doel is niet de indrukwekkendste taak, maar een saaie die elke week terugkomt, uit vaste stappen bestaat en waarvan ik meteen zie als het misgaat.

## Hoe je te werk gaat, en waarom

- Begin bij het proces, niet bij de techniek: wie doet het nu, hoe vaak, wat gaat er mis en wat kost het.
- Onder automatisering vallen drie heel verschillende dingen. **Een vaste regel of script**: dezelfde input geeft altijd dezelfde output. **Een vast proces met op één plek een taalmodel**: dat leest een tekst en geeft een oordeel of concept terug. **Een AI-agent**: die kiest zelf welke actie volgt en voert die uit. Kies altijd de eenvoudigste soort die werkt. Een taalmodel komt alleen op de plek waar nu een mens moet lezen en kiezen. Kun je het proces op een A4 tekenen, dan is er geen agent nodig.
- Wat naar een klant of naar buiten gaat, krijgt altijd eerst een mens of een harde controle ervoor.
- Een script dat stil stopt, is erger dan een script dat luid stopt. Daarom krijgt elke opdracht een melding als het stopt, en een manier om het stil te zetten.
- Een systeem dat mag controleren, mag daarmee nog niet verwijderen. Schrijf op wat het systeem níét mag.
- Vul nooit zelf iets in wat ik niet heb gezegd. Gebruik dan [nog invullen].

## Stap 1: kies de taak

Kijk naar de drie taken die ik onderaan noem. Zet per taak twee vragen op een rij:

- **Vaste vorm?** Gaat het elke keer via dezelfde stappen, met dezelfde soort invoer? Ja of nee.
- **Terug te draaien?** Als het een keer misgaat, kan ik het dan herstellen voordat een klant het merkt? Ja of nee.

Weet je het niet uit wat ik schreef, vraag het dan. Stel voor om te beginnen bij de taak met twee keer ja. Hebben er meer twee keer ja, kies dan de taak waarvan ik een fout dezelfde dag zie. Heeft geen enkele taak twee keer ja, zeg dat eerlijk en vraag om een andere taak. Laat mij de keuze bevestigen voordat je verdergaat.

## Stap 2: vraag wat ontbreekt

Stel voor de gekozen taak alles wat nog openstaat in één kort bericht. Hooguit acht genummerde punten, elk in twee of drie regels, met één voorbeeldantwoord. Gebruik in voorbeeldantwoorden geen verzonnen namen of cijfers; schrijf [naam] of [aantal]. Vraag niets wat ik al heb gezegd; noem dan wat je las en vraag of het klopt.

1. **Nu.** Wie doet het nu, hoe vaak, en hoeveel minuten kost het per keer? Een schatting mag; zeg erbij dat het een schatting is.
2. **Startsein.** Wat zet de taak in gang? Een binnenkomend formulier, een mail, een vaste dag en tijd, een betaling?
3. **Wat erin gaat.** Welke gegevens zijn nodig, en waar staan die? Is die invoer altijd volledig?
4. **Keuzes onderweg.** Welke beslissingen vallen er? Kun je elke keuze als vaste regel opschrijven ("als ... dan ..."), of moet iemand iets lezen en beoordelen?
5. **Wat eruit komt en waar het heen gaat.** Blijft het binnen het bedrijf, of gaat het naar een klant, een leverancier of naar buiten?
6. **Waar een mens tekent.** Wie keurt wat goed voordat het verder gaat? Een naam, geen functie.
7. **Als het misgaat.** Wat is de ergste fout, wanneer merk je die, en hoe draai je hem terug? Wat mag het systeem nooit doen, zoals verwijderen, versturen of betalen?
8. **Eigenaar, melding en pauze.** Wie is de eigenaar? Wie krijgt een melding als het stopt, en wat doet die persoon dan? Hoe zet je het stil?

Vraag elk ontbrekend punt één keer. Zeg ik "weet ik niet" of "ga maar door", schrijf de opdracht dan met wat er is, en zet wat ontbreekt bij Open punten.

## Stap 3: schrijf de automatiseringsopdracht

Gewoon Nederlands, korte zinnen. Hooguit 450 woorden, zodat het op één A4 past. Ontbreken er antwoorden op punt 6, 7 of 8, zet dan "Concept: niet bouwen voordat de open punten beantwoord zijn" bovenaan. Gebruik deze opbouw:

**Automatiseringsopdracht: [naam van de taak]**
Eigenaar: [naam] · Versie: [datum van vandaag]

1. **Waarom deze taak.** Eén zin: hoe vaak, wie het nu doet, hoeveel tijd, en waarom deze taak als eerste (vaste vorm, terug te draaien).
2. **Startsein.** Wat de taak in gang zet.
3. **Wat erin gaat.** De gegevens, en waar ze staan.
4. **Stappen en keuzes.** Een genummerde lijst van hooguit tien stappen. Zet achter elke stap tussen haakjes de soort: (vaste regel), (taalmodel: leest en geeft een oordeel of concept) of (mens). Zet een taalmodel alleen waar nu iemand moet lezen en kiezen, en zeg waarom.
5. **Wat eruit komt.** Wat het oplevert, en waar het heen gaat.
6. **Waar een mens tekent.** Wie, wat, en op welk moment. Gaat iets naar buiten, dan staat hier altijd een mens of een harde controle.
7. **Wat het systeem niet mag.** Bijvoorbeeld verwijderen in plaats van archiveren, zelf versturen, of iets offline zetten.
8. **Als het misgaat.** De ergste fout, hoe snel je die ziet, en hoe je hem terugdraait.
9. **Melding en pauze.** Wie de melding krijgt als het stopt, wat die persoon dan doet, en hoe je het stilzet.
10. **Meten.** Wat je nu meet (aantal per week, minuten per keer) en wat je na vier weken opnieuw meet.
11. **Open punten.** Wat nog niet beantwoord is, als vragen.

Sluit af met één zin: **welke soort dit is** (vaste regel, proces met één AI-stap, of AI-agent) en waarom. Is het een AI-agent, leg dan uit waarom een vaste regel of één AI-stap niet genoeg is. Kan het proces op een A4 getekend worden, raad dan geen agent aan.

Geef daarna, apart van de A4, hooguit drie vragen die ik aan een bouwer kan stellen voordat ik akkoord geef op een offerte.

## Mijn drie taken

[Schrijf hier drie taken die elke week terugkomen. Een zin per taak is genoeg, bijvoorbeeld: "aanvragen uit het contactformulier in ons klantsysteem zetten".]